Une BU, comment ça se déménage ?

Le déménagement d’une bibliothèque est une affaire plus sérieuse qu’on ne pourrait le croire. Il préoccupe d’ailleurs l’équipe de la BU Santé depuis maintenant près de 4 ans, à l’époque où la BU n’existait encore qu’à l’état de plan d’architecte.

                                           

Retour sur les différentes étapes marquantes de la préparation de ce déménagement.

Tout d’abord l’implantation des collections et mobiliers dans les futurs espaces : ce travail de longue haleine a été le fruit d’un remue-méninge collectif, pour essayer de déterminer avec soin quels étaient les besoins actuels et futurs des étudiants et enseignants. Plusieurs visites ont été organisées dans d’autres BU Santé récentes, pour benchmarker, pour s’inspirer tout simplement de ce qui marche bien ailleurs…  Les logiciels Autocad© et Photoshop© ont ensuite été nos meilleurs amis pour organiser l’aménagement  des tables, rayonnages, postes informatiques …

Puis, le tri des ouvrages a été bien sûr un chantier incontournable dans cette préparation. Cette opération, appelée désherbage dans notre jargon de bibliothécaires, avait pour objectif de ne proposer  aux publics de Pôle Santé nord que des ouvrages actualisés. Il a été associé à une politique de rachats intensifs dans les domaines de prédilection des étudiants. Ce travail de désherbage s’est ainsi achevé jeudi 9 avril avec l’organisation d’une braderie d’ouvrages à 2€.

Ensuite, la création de collections de détente constituées de bandes-dessinées et romans graphiques, de DVD et de revues, a été étalée dans le temps de 2013 à 2015. Pour les BD, la BU Santé a constitué un dossier de subvention auprès du Centre national du livre, ce qui lui a permis de bénéficier d’une aide financière complémentaire. Il est appréciable de voir que ces nouveaux fonds ont tout de suite trouvé leur public.

Enfin, la réalisation du plan de classement des documents de la future BU, avec une répartition des collections par niveau, a quant à lui nécessité un travail de longue haleine sur 2 ans ! En effet, il a fallu revoir toute la logique de classement de la Bibliothèque à la lumière des usages des médecins ;  changer les petites étiquettes des ouvrages qui désignent leur adresse dans les rayonnages (ce que nous appelons les cotes) ; et faire les modifications dans notre logiciel de gestion bibliographique.

BU Sante-035Nous nous sommes également entraînés au futur déménagement, en bougeant les collections pour les rapprocher au maximum de leur implantation future… C’est ainsi qu’à la rentrée de septembre 2014, les étudiants ont découvert qu’il n’y avait plus de salle d’usuels à la BU mais une salle ECN, les ouvrages de référence en consultation sur place ayant été intégrés aux collections empruntables.

Plus récemment, les revues imprimées ont presque toutes disparu de la salle de recherche. Pour beaucoup d’entre elles, la BU a fait le choix de privilégier un accès numérique, car les médecins se sont dorénavant orientés vers une pratique de consultation en ligne. Les titres qui n’ont pas été réabonnés en version papier ont donc intégré le magasin de la Bibliothèque, un espace de conservation non accessible au public. Ces revues peuvent toujours être empruntées, mais il faudra en faire la demande à l’accueil.

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Le mètre est l’allié incontournable de tout bon déménagement de bibliothèque. Il n’est ainsi pas rare de voir un bibliothécaire circuler dans la BU pour mesurer et remesurer tel segment de collection. Ces derniers jours, les gestionnaires de collections s‘activent d’ailleurs pour préparer le terrain des déménageurs qui auront à leur charge le transfert des collections. Ils mesurent, identifient sur un plan les segments de collection à déménager et reportent ces informations sur un fichier Excel©. Début mai, à la suite de ce travail, les premières étiquettes seront apposées sur les rayonnages et sur les mobiliers !

Ainsi, dans quelques semaines, les fournisseurs de mobilier auront terminé d’installer les futurs rayonnages dans la bibliothèque et tout sera enfin prêt pour l’arrivée des déménageurs ! Au terme de ce chantier de 4 ans, le transfert souvent imaginé deviendra alors réalité….