Affluences : une application qui a de l’influence !

En janvier dernier, nous vous avons interrogés sur vos espaces de travail préférés à la BU Tréfilerie, avec un article dans BlogBUSTER* le 8 janvier. Le 16 janvier, lors d’un stand de service, nous vous avons sollicités de vive voix.

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Ces enquêtes font suite à une série d’actions visant à mieux répondre à la diversité de vos habitudes de travail. Aujourd’hui, focus sur les salles de travail en groupe et notamment sur la réservation autonome via Affluences. En effet, depuis septembre, vous pouvez vous-même réserver vos espaces de travail. Alors, comment vous êtes-vous approprié ce service ?

Un succès monstre !

students-working-and-studying-flatlay-burst-MatthewHenryC’était prévisible, mais vous vous êtes rapidement emparé de cette nouvelle liberté.

Depuis septembre, ce sont plus de 11 500 réservations de salles qui ont été faites à Tréfilerie, et plus de 9 000 en BU Santé. Près de la moitié de ces réservations sont faites directement par vous !

A Tréfilerie, vous plébiscitez la petite salle nouvellement réaménagée dans le pôle Droit (882 réservations, soit plus de 4 réservations par jour pour cette salle). En Santé, les carrels sont vos chouchous : 2533 réservations pour les 8 carrels, soit plus d’une réservation par jour et par carrel.

 

TOP 5 des salles de travail en groupe les + réservées à la BU Tréfilerie

Nombre de réservations Salle
882 Pôle  Droit 3 (2-3 pers.)
821 Pôle SHS 2 (4-8 pers.)
810 Pôle ALL 1 (4-8 pers. + projecteur)
805 Pôle SHS 1 (4-8 personnes + projecteur)
796 Pôle Droit 2 (4-12 pers.+ projecteur)

TOP des réservations par type de salles de travail en groupe à la BU Santé

Salle Nombre de réservations
Carrel 2 533
Duo 938
Galien 561
Vesalius 310

Comment ça marche ?

SHS (2)Depuis septembre, donc, vous pouvez réserver vous-même votre espace de travail avec une visibilité complète sur tous les espaces jusqu’à 15 jours à l’avance !

Depuis l’appli smartphone ou le site web, vous pouvez vous organiser en toute autonomie et choisir l’espace qui vous conviendra en fonction de sa capacité d’accueil (du carrel à l’espace de 12 places), et de son équipement (matériel d’anatomie, écran de diffusion, vidéo projecteur…, ou encore de son ambiance (japonisante, street art, pixel dans les petites salles ou plus classique dans les grandes).

Plus besoin de réserver la veille !

Depuis la mise en place de ce service, vous pouvez, et c’était une de vos demandes récurrentes, désormais réserver pour le jour même ! Attention, les salles sont ouvertes, et si vous vous installez sans réserver, vous risquez d’être délogés par un groupe réservataire !

Le choix des armes !

Appli, site web, sur place sur un ordinateur ou en vous adressant à un bibliothécaire, par téléphone ou par mail, tous les moyens sont bons pour réserver son espace favori !

Depuis septembre vous avez réalisé 64% de vos réservations en utilisant l’appli smartphone et 25 % en utilisant le site web, les 21 % restants ont été faits pour vous par les bibliothécaires.

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Quelles sont les conditions pour pouvoir réserver une salle à la BU ?

SalleTravailGroupeSante3Tout d’abord, il faut être inscrit à la bibliothèque. Pour les étudiants, cela veut dire avoir validé à l’accueil de votre BU, votre inscription. Et il faut bien le faire tous les ans ! Ensuite, il faut utiliser l’adresse qui figure dans votre dossier lecteur ; donc, pour les étudiants, votre adresse de l’université, sur le modèle prenom.nom@etu .univ-st-etienne.fr.

Mais parfois, il arrive que cela ne fonctionne pas…Pourquoi ?

-          Vous n’êtes pas (encore !)  inscrit à la bibliothèque (en mai  2019, cela représentait + de 35% des motifs d’échecs) : passez par la case Accueil de votre BU pour débloquer le niveau « Réservation autonome »

-          Le mail qui vous avez saisi ne correspond pas à celui qui figure dans votre dossier à la BU, et là, votre imagination n’a pas de limites :

  • Vous utilisez une autre adresse que celle de votre dossier,
  • Vous oubliez régulièrement « etu », « univ », « st », « etienne »,
  • Vous inversez vos noms et prénoms,
  • Vous utilisez un « » au lieu d’un « - » et inversement, notamment lorsque vous avez un nom et/ou un prénom composé,
  • Vous revisitez l’orthographe de vos noms : LOL !

… et bien d’autres facéties…

Devant ces erreurs répétées, les informaticiens de la bibliothèque ont développé une application qui vous envoie un mail pour vous informer précisément du motif d’échec de votre réservation.

Mission accomplie : entre septembre 2018 et mai 2019, les échecs de réservation passent de 765 à 273 (données mensuelles) ! Good job à notre Koha team* !

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* Pour les plus curieux d’entre vous, sachez qu’une équipe de 4 personnes gère quotidiennement le catalogue BRISE-ES et tout l’équipement informatique mis à votre disposition ainsi qu’un parc professionnel conséquent.

 

D’autres infos sur vos usages :

TOP annuel des réservations PAR POLE à la BU Tréfilerie

Pôle Nombre de réservations
Arts, Lettres et Langues 2 341
Droit 1 678
Sciences humaines et sociales 1 592

 

TOP annuel (très serré ! ) des réservations PAR TYPE DE SALLE à Tréfilerie

SALLES Nombre de réservations
SALLES 4-8 PERS 2424
SALLES 4-8 PERS et PROJECTEUR 2387

SALLES 2-3 PERS

2382

 

 

SalleTravailGroupeTrefilerie322017 SalleTravailGroupeTrefilerie2017

 

* Retour sur l’enquête des bibliothécaires  sur les espaces de travail à la BU Tréfilerie : Et vous, vous travaillez où à la BU Tréfilerie ?